Intr-un domeniu al relatiilor publice in care toate agentiile incearca sa se diferentieze, sa fie cat mai creative, sa-si gaseasca elementul lor de autenticitate pe care sa-l transmita publicului si clientilor, atentia la detalii este esentiala.
De multe ori, dincolo de evenimentele organizate, campaniile implementate si implicarea fiecarui om din agentie, micile detalii fac diferenta dintre un client multumit si unul furios, dintre o agentie apreciata si una contestata.
Pentru a evita situatiile neplacute si a obtine rezultatele scontate, este important sa fiti foarte atenti la felul in care trimiteti materialele clientului, cum vorbiti cu el, la modul in care va comportati in timpul unui eveniment, totul trebuie sa fie impecabil de la atitudinea voastra la felul in care va faceti meseria. Daca nu va fi, sa fiti siguri ca cineva va remarca, iar acest lucru este in defavoarea voastra.
Probabil nu v-ati fi gandit ca un pahar pus aiurea pe masa la un eveniment sau un e-mail scris cu greseli de ortografie sau litere lipsa poate conta atat de mult in relatia cu un client, insa ganditi-va ca intr-un domeniu in care sunt foarte multi specialisti buni, doar cei atenti la toate detaliile sunt cu adevarat apreciati de client.
Pentru a evita situatiile neplacute si a pastra o relatie excelenta cu clientii incercati sa respectati cateva tips-uri importante:
1. Nu trimiteti materiale incomplete sau incorecte – oricat de grabiti sau obositi sunteti, nu trimiteti niciodata clientului un material care nu e finalizat, cu greseli gramaticale, ortografice sau de exprimare. Verificati de cel putin doua ori materialul inainte de a-l trimite pentru a va asigura ca forma lui este cea potrivita. Nimanui nu-i plac oamenii neprofesionisti asa ca fiti foarte atenti cu materialele pe care le trimiteti pentru a evita etichetari din partea clientului ce cu greu pot fi sterse.
2. Atitudinea conteaza – desi poate suna ca un slogan intr-un spot publicitar, atitudinea voastra fata de client este esentiala. Fiti mereu politicosi, pozitivi, amabili, zambiti, fara a fi falsi sau lingusitori. Incercati sa pastrati o relatie profesionala corecta, fiti atenti la modul in care va exprimati pentru ca orice cuvant poate fi interpretat gresit si poate strica iremediabil o relatie contractuala foarte buna.
3. Fiti empatici si dispusi sa oferiti ajutor – incercati sa fiti proactivi, sa oferiti ajutorul vostru clientilor chiar atunci cand acestia nu il cer, nu spuneti niciodata ca ceva nu se poate face, fiti pozitivi si astfel veti transmite clientilor incredere.
4. Nu vorbiti de rau clientul si, mai ales, nu scrieti mesaje batjocoritoare la adresa lui. Nu se stie niciodata cum puteti da send din greseala, iar mesajul vostru sa ajunga chiar la cel sau cea care este tinta vorbelor voastre depreciative.
5. Fiti foarte atenti la comunicarea scrisa pe care o purtati cu clientul si alti colaboratori. Verificati e-mailurile inainte de a le trimite, tineti minte ca un simplu mail plin de greseli, chiar daca sunt doar de tehnoredactare, spune multe despre profesionalismul vostru.
6. Respectati deadline-urile, nu trimiteti materialele cu 10 minute, o ora, doua, o zi intarziere, ba chiar incercati pe cat posibil sa le trimiteti mai devreme, cu siguranta ca veti fi apreciati de catre clienti. Chiar daca va ganditi ca 5 minute nu inseamna mai nimic, pentru client inseamna ca nu v-ati facut treaba la timp, nu conteaza ca ati intarziat 5 minute sau o ora.
Prin urmare, toate detaliile sunt importante de la modul in care raspundeti la telefon, salutati, trimiteti materialele, la modul in care va comportati la un eveniment cu invitatii. Trebuie sa fiti constienti de faptul ca, in orice situatie, clientul este cu ochii pe voi si isi formeaza o parere despre voi si compania pentru care lucrati prin prisma tuturor acestor mici detalii. Chiar daca pot parea insignifiate, in cele mai multe cazuri, micile detalii fac diferenta intre succes si esec.
